Generelt
Al skriftlig kommunikation skal foregå digitalt, dvs. pr.
mail eller gennem kommunikationsplatformen. Dokumenter der ikke er tilgængelige
digitalt, skal digitaliseres.
Al udveksling og aflevering af filer sker via
kommunikationsplatformen.
Aftaler, der drøftes over e-mail eller telefon, og som har
juridisk bindende karakter, overføres til mødereferater, aftalesedler eller
lignende og lagres på kommunikationsplatformen.
Mails
Alle mails på projektet skal have et entydigt projekt-ID
efterfulgt af emnets tekst.
Som kontaktpersondata på mail skal afsender angive: Navn,
firmanavn, firmaadresse og telefonnummer.
Advisering
Kommunikationsplatformen kan sættes op til at advisere
brugeren, men det er den enkelte bruger, der aktivt skal abonnere på
mapper/filer.
Filudveksling
Udveksling af alle filer skal foretages via
kommunikationsplatformen.
Leverandøren skal oprette filer på denne platform og sørge
for at indholdet af filerne er opdateret ved at tjekke filerne ud, indarbejde
indholdet og tjekke resultatet ind.
Den seneste nye gældende revision af alle filer skal til
enhver tid findes på kommunikationsplatformen.
Seneste revision: 20.12.2019